Lemax Europe - droom van een bedrijf

De vrolijk verlichte kerstdorpen van Lemax zijn ieder najaar weer een blikvanger in vele tuincentra, warenhuizen en kerstspeciaalzaken. Steeds meer mensen vinden het leuk om thuis hun eigen droomwereld te creëren met de fraai gemaakte Lemax-miniatuurhuisjes, -figuurtjes en -accessoires. Of dit nu komt door de toenemende hang naar nostalgie of de groeiende behoefte aan cocooning: importeur Lemax Europe speelt feilloos op de ontwikkeling in.

“De artikelen van Lemax zijn zeer actueel en gewild”, vertelt Arie Vuijk, General Manager Lemax Europe. “We zijn begin 2006 gestart als Lemax-vestiging annex distributeur en doordat wij de prijzen aanmerkelijk konden verlagen, is het volume enorm toegenomen.” Lemax Europe importeert de Lemax-artikelen vanuit China en verspreidt deze via een dealernetwerk dat zich uitstrekt over Europa en het Midden-Oosten. De activiteiten worden aangestuurd vanuit het hoofdkantoor van Lemax Europe in Roelofarendsveen. De 1.200 dealers zijn voornamelijk tuincentra, warenhuizen en kerstspeciaalzaken. Daarnaast levert Lemax Europe aan bedrijven in bijvoorbeeld de relatiegeschenkenmarkt.

General Manager Arie Vuijk

Van starterspakket tot container

De activiteiten van Lemax Europe zijn sterk seizoensgebonden. De verkoop vindt plaats van december tot en met april, waarna in mei en juni de orders naar China gaan. Uitlevering van de orders gebeurt in juni, juli en augustus, zodat de dealers ruim voor de Kerst de winkelschappen en displays kunnen inrichten. Per dealer wordt één order gemaakt, die ook in één keer compleet wordt geleverd. Vuijk: “Daarbij kan het gaan om een starterspakket met een inkoopwaarde van € 3.000, goed voor drie à vier meter schapruimte, maar ook om een grote, complexe bestelling. We bieden dealers de keuze uit 1.800 artikelen. En hoewel we een duidelijke top 100 hebben, is elke order toch weer anders.” Lemax Europe levert ook complete containers, die op basis van ‘direct import’ rechtstreeks vanuit China naar klanten gaan. De gemiddelde inkoopwaarde van een container kan oplopen tot $ 60.000.

Ruimte voor grote gegevensbestanden

Om de processen vanaf de eerste dag in goede banen te leiden, ging Lemax Europe eind 2005 op zoek naar passende bedrijfssoftware met de flexibiliteit om mee te groeien met het bedrijf. Vuijk: “We wilden een sterke financiële en logistieke oplossing, waarmee we het verkoopproces klantgericht konden sturen en met veel ruimte om gegevens vast te leggen. We werken met massa en dat betekent grote databestanden. Ook was een gemakkelijke import en export van gegevens belangrijk voor ons. Als internationaal bedrijf werken we met allerlei partijen, met wie we eenvoudig informatie moeten kunnen uitwisselen. Verder wilden we open software, die zich gemakkelijk laat koppelen aan specifieke toepassingen. En het moest mogelijk zijn om buiten kantoor  te werken en vanuit het buitenland.”

Verrassend goede start

Via via kwam Lemax Europe terecht bij eServiceware, waar het AccountView leerde kennen. Vuijk: “Het was al snel duidelijk dat AccountView ons de gewenste ondersteuning kon bieden. In het hele proces van implementatie en ingebruikname zijn we in onze keuze bevestigd. De complete oplossing moest binnen een maand draaien: op 1 december 2005 werd ons bedrijfspand ingericht en op 1 januari 2006 gingen we officieel van start. We hadden de nodige problemen verwacht, maar het ging verrassend goed. Ook nu loopt alles nog steeds lekker. We zijn dus heel tevreden over AccountView.”

Spil van bedrijfsprocessen

Spil van de bedrijfsprocessen van Lemax Europe is het zeer uitgebreide artikelbestand in AccountView. Dit wordt digitaal aangeleverd vanuit China en gaat rechtstreeks het systeem in. Dat scheelt veel typewerk, tijd en fouten. Naast artikelnummers en prijzen staat er allerlei detailinformatie in het artikelbestand, zoals afmetingen, gewicht en materiaal. Vuijk: “Zelfs van de verpakking. Dat is bijvoorbeeld nodig om aan lokale milieueisen te voldoen, zoals de Duitse ‘grüne Punkt’. Ook zijn er foto’s aan de artikelen gekoppeld. Die zijn essentieel voor de presentatie aan dealers. Om ze een goed beeld te geven van hun bestelling, sturen we ze met de orderbevestiging altijd een zogenaamde ‘foto-offerte’ toe.”

Bestellingen automatisch het systeem in

Net als het artikelbestand gaan ook bestellingen eenvoudig en grotendeels geautomatiseerd AccountView in. “Bestellingen per e-mail komen binnen als Excel-bestanden, die we een-op-een inlezen. En schrijven we orders op beurzen, dan scannen we de barcodes van de gevraagde artikelen en lezen die via aanvullende software in AccountView in. Alleen bestellingen per fax voeren we handmatig in, maar dat zijn er niet veel”, aldus Vuijk. De door AccountView genereerde orderbevestiging gaat met foto-offerte per e-mail of post naar de dealer voor ondertekening. Zodra de getekende orderbevestigingen retour zijn, deelt Lemax Europe de orderinformatie in naar bijvoorbeeld afleverdatum  of inkoopgroep. Deze gegevens worden verwerkt tot inkooporders, die in een Excel-bestand per e-mail naar China gaan.

Vlotte uitlevering en facturatie

Alle leveringen, met uitzondering van de direct import, komen binnen in het externe distributiecentrum van Lemax Europe. Iedere doos is voorzien van een EAN128-barcode, die gedetailleerde informatie biedt over de inhoud. Na het scannen van de codes worden de artikelen op klantlocatie weggezet. Lemax Europe maakt in AccountView een selectie van orders die compleet zijn en de deur uit mogen en stuurt deze informatie digitaal naar het distributiecentrum. Na uitlevering volgt de in AccountView gemaakte factuur, in de juiste taal, in de juiste valuta. Het is geen moeite om op facturen van buitenlandse klanten extra informatie mee te geven, zoals Intrastat-gegevens. Deze gegevens worden trouwens ook periodiek vanuit AccountView doorgegeven aan de Belastingdienst. De facturatie voor de ‘direct import’-orders gebeurt in China. Lemax Europe registreert deze levering alleen in AccountView om te controleren of klanten de juiste artikelen hebben ontvangen en voor statistische doeleinden.

Blijven innoveren

De artikelen van Lemax zijn innovatief. Dit jaar werden bijvoorbeeld vanuit milieuoogpunt alle gloeilampen vervangen door LED-verlichting. Lemax Europe streeft ook voortdurende innovatie na. Vuijk illustreert: “Met eServiceware kijken we bijvoorbeeld hoe we een automatisch besteladvies in AccountView kunnen koppelen aan een schappenplan en een presentatieplan. Een schappenplan toont klanten hoe ze de bestelde artikelen in de winkel kunnen presenteren, terwijl een presentatieplan laat zien hoe ze er een mooie display mee inrichten. Dat is heel belangrijk, want als de artikelen alleen in dozen zitten, worden ze niet verkocht.” Zo helpt AccountView Lemax Europe ook straks mooie dromen waar te maken. 

www.lemaxeurope.com
www.eserviceware.nl