RM Accountant & Adviseur
Online samenwerken voor het beste resultaat
RM Accountant & Adviseur wil dicht op de cijfers van zijn cliënten zitten en ze helpen om hun resultaten voortdurend te sturen. Een belangrijk hulpmiddel hierbij is AccountView Go. Met deze kostenefficiënte oplossing voor online boekhouden hebben zowel accountant als ondernemer altijd actueel inzicht in de cijfers en kunnen ze optimaal samenwerken.
Na jarenlang bij grotere regionale MKB- en landelijke accountantskantoren te hebben gewerkt, startte Richard Machielsen zijn eenmanszaak RM Accountant & Adviseur. Als zelfstandig Accountant- Administratieconsulent ondersteunt hij vanuit zijn kantoor in Emmeloord vooral kleine bedrijven in diverse branches. Machielsen wil deze ondernemers niet alleen helpen om hun administratie in goede banen te leiden, maar ze ook in staat stellen om hun bedrijf beter te sturen. Machielsen: “Veel accountants komen één keer per jaar bij een cliënt over de vloer om de jaarrekening te bespreken. Dan heb je het alleen maar over het jaar ervoor, oud nieuws dus. Ik wil ieder kwartaal bij mijn cliënten zitten en het ze mogelijk maken om continu te sturen en vooruit te kijken.”
Samen online administratie voeren
AccountView helpt Machielsen bij het in de praktijk brengen van zijn visie. Een belangrijke rol daarbij speelt AccountView Go. Deze oplossing voor online boekhouden stelt hem in staat om in nauwe samenwerking met zijn cliënten de administratie te voeren, waarbij de taken naar wens worden verdeeld. Machielsen: “Direct bij de start van mijn bedrijf heb ik voor AccountView gekozen, dat ik kende van een eerdere werkgever. Enkele maanden daarna heb ik ook de keuze voor AccountView Go gemaakt. Daarmee kunnen mijn cliënten en ik online in dezelfde administratie werken. Zij voeren zelf bijvoorbeeld de inkoop-, verkoop-, bank- en kasgegevens in en ik de meer complexe posten zoals lonen en afschrijvingen. Daarnaast maak ik de BTW-aangiftes en jaarrekeningen en doe ik het uitzoekwerk.”
Altijd inzicht in de cijfers
De beschreven taakverdeling laat Machielsen meer tijd voor het adviseren van zijn cliënten, terwijl deze bedrijven op hun beurt meer inzicht in de cijfers krijgen. Dit laatste komt enerzijds doordat ze zelf inboeken en anderzijds doordat AccountView Go ze altijd een helder beeld van de stand van zaken biedt. Zo geeft een handig dashboardoverzicht bijvoorbeeld inzicht in hun actuele omzet en kosten, maar ook in hun liquiditeitspositie in de komende maanden. En doordat AccountView Go de mogelijkheid biedt om op basis van het factuurstelsel te werken, zijn ook openstaande posten steeds inzichtelijk. “Zo weet je als ondernemer altijd waar je geld zit en kun je je debiteuren effectief beheren”, zegt Machielsen.
Feeling met cliënten houden
Ook Machielsen is altijd bij met de cijfers van zijn cliënten. Hij vertelt: “Iedere boeking is direct zichtbaar in AccountView Go. Als ik bijvoorbeeld de maandelijkse loonmutaties verwerk, ziet de cliënt meteen het resultaat. Omgekeerd zie ik precies wat hij of zij doet. Als een cliënt bijvoorbeeld een factuur aanmaakt, dan wordt de verkoopboeking automatisch in de administratie verwerkt. Dat werkt heel efficiënt en zorgt dat ik gemakkelijk ‘feeling’ houd met mijn cliënten.” Voordeel van het op deze manier up-to-date houden van de administratie is ook dat op ieder moment de laatste cijfers beschikbaar zijn, bijvoorbeeld voor een financieringsaanvraag. Daarnaast is een pluspunt voor Machielsen dat hij veel sneller jaarrekeningen kan maken doordat hij het werk verspreidt over het jaar.
Goed voor het vertrouwen
Machielsen ervaart dat AccountView Go de band met zijn cliënten aanhaalt. Hij legt uit: “RM Accountant & Adviseur staat voor persoonlijk en vertrouwd. De lijnen zijn heel kort en mensen kunnen altijd bellen of binnenstappen als ze een vraag hebben. Met AccountView Go heb ik op ieder moment de cijfers beschikbaar om die te beantwoorden. Dat verlaagt de drempel verder.” Ook is de online oplossing goed voor het vertrouwen. Machielsen: “Bij het overzetten van gegevens van het ene pakket naar het andere kunnen fouten ontstaan. Met AccountView Go heb je dat niet. De cliënten en ik werken in dezelfde software met dezelfde gegevens. De betrouwbaarheid van de cijfers is daarmee hoger.”
Positief effect op de bedrijfsvoering
Steeds meer cliënten van RM Accountant & Adviseur stappen over op AccountView Go. Inmiddels maakt ongeveer de helft gebruik van de oplossing voor online boekhouden. Machielsen merkt dat dit een positief effect heeft op de bedrijfsvoering van deze ondernemers. Hij vertelt: “Doordat ze duidelijker zien wat er gebeurt in hun bedrijf, denken ze beter na over waar ze mee bezig zijn en over wat ze moeten doen om hun resultaten te verbeteren. Ze leren het inzicht dat AccountView Go biedt steeds meer te waarderen en begrijpen waarom ze moeten bijblijven. Ik kan ook veel concreter met ze praten over hun cijfers. Dat werkt erg prettig samen.”
Kosten besparen
Gezien de vele voordelen raadt RM Accountant & Adviseur nieuwe cliënten aan om direct op AccountView Go over te gaan. Machielsen: “Ook nog omdat het een kostenefficiënte oplossing is. Bedrijven hoeven niet te investeren in eigen software, maar beschikken voor een beperkt bedrag per maand via het web over een boekhoudoplossing met heel veel mogelijkheden. En het scheelt natuurlijk in de factuur dat ze zelf een groot deel van het invoerwerk doen. Ik werk met een externe kracht voor het inboeken, die kosten hoef ik bij gebruikers van AccountView Go niet door te berekenen. Daarnaast kunnen ze extra besparen door bijvoorbeeld digitaal te factureren en in batch betalingen aan de bank aan te bieden.”
Toenemend gebruiksgemak
Tot slot is het erg gemakkelijk om met AccountView Go te werken. “Ik zeg altijd tegen mijn cliënten ‘als je kunt computeren, kun je boekhouden met AccountView Go’. Het inboeken is simpel en wordt bovendien steeds eenvoudiger doordat het systeem dingen onthoudt en automatisch voorstelt bij volgende vergelijkbare boekingen, bijvoorbeeld op naam van dezelfde crediteur of debiteur”, aldus Machielsen. Hij besluit: “Alles bij elkaar is AccountView Go zowel voor mijn cliënten als voor mij een hele goede en gebruiksvriendelijke oplossing waar we veel voordeel van hebben. We kunnen niet alleen kostenefficiënt, maar ook effectief met elkaar samenwerken voor het beste resultaat.”
Sterke oplossing voor online boekhouden
Het was AccountView Expert Center Arch-IT dat Richard Machielsen van RM Accountant & Adviseur aanraadde om voor AccountView Go te kiezen als online boekhoudoplossing. “AccountView Go is een hele mooie en krachtige oplossing. Als accountant en cliënt werk je samen in dezelfde omgeving, terwijl je niet op dezelfde plek zit. Gegevens hoeven niet dubbel te worden ingevoerd, terwijl de voortdurende uitwisseling ervan zorgt dat beide partijen steeds over dezelfde informatie beschikken”, zegt Gert Zandstra, accountmanager bij Arch-IT. De ingebruikname van AccountView Go verliep voorspoedig. Arch-IT hielp RM Accountant & Adviseur op weg met de conversie van de gegevens van de eerste cliënten die op de oplossing voor online boekhouden overstapten. Daarna kon Machielsen het alleen af. “Dat geeft aan hoe groot het gebruiksgemak van AccountView Go is. AccountView doet ook veel met feedback uit de praktijk om de oplossing verder te perfectioneren op het gebied van gemak en functionaliteit”, stelt Zandstra.
AccountView Go draait, net als de volledige AccountView-omgeving van RM Accountant & Adviseur, bij een hostingbedrijf in een datacenter. Zandstra: “Toen Machielsen van start ging met zijn bedrijf had hij de keuze om zelf in systemen te investeren of voor hosting te gaan. Wij hebben hem dat laatste geadviseerd en een goede hostingpartner aanbevolen. Als klein bedrijf heeft hij daarmee voor een vast bedrag per maand alle zekerheid die hij nodig heeft.”
www.rm-accountant.nl
www.archit.nl